Ohjekeskus

Kaikki mitä tarvitset Tekojärjen käyttöönottoon ja hallintaan.

Pikakäynnistys

Tekojärki on suunniteltu niin, että pääset alkuun nopeasti. Seuraa näitä vaiheita:

  1. 1
    Luo tili — Rekisteröidy osoitteessa voice.tekojarki.com/admin. Ei luottokorttia.
  2. 2
    Luo agentti — Klikkaa "Uusi agentti" ja anna agentille nimi, ohje ja valitse ääni.
  3. 3
    Valitse kanava — Testaa chat-widgetillä (ilmainen) tai ota puhelinnumero käyttöön (Starter+).
  4. 4
    Testaa — Kokeile agenttia suoraan admin-paneelissa ennen julkaisua.
  5. 5
    Julkaise — Liitä chat-widget sivustollesi tai ohjaa puhelinnumerosi agentille.
Vinkki: Voit soittaa demoagentille numeroon +358 45 4915100 nähdäksesi miltä puheagentti kuulostaa käytännössä.

Rekisteröityminen alustalle

Tekojärjen hallintapaneeliin rekisteröidytään osoitteessa voice.tekojarki.com/admin. Rekisteröinti luo yrityksellesi organisaation ja ensimmäisestä käyttäjästä tulee organisaation pääkäyttäjä.

  1. 1
    Avaa rekisteröityminen — Siirry hallintapaneelin kirjautumissivulle ja valitse Rekisteröidy.
  2. 2
    Täytä perustiedot — Anna nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yrityksen tai organisaation nimi.
  3. 3
    Valitse salasana — Salasanan pitää olla riittävän pitkä ja sisältää isoja ja pieniä kirjaimia, numero sekä erikoismerkki.
  4. 4
    Valitse paketti — Maksuton Kokeile-paketti ei vaadi luottokorttia. Maksullinen paketti ohjaa maksun vahvistukseen sähköpostivahvistuksen jälkeen.
  5. 5
    Vahvista sähköposti — Avaa sähköpostiisi lähetetty vahvistuslinkki. Tili aktivoituu vasta vahvistuksen jälkeen.
  6. 6
    Kirjaudu sisään — Käytä rekisteröinnin jälkeen saatavaa käyttäjätunnusta tai sähköpostiosoitettasi sekä valitsemaasi salasanaa.

Organisaation pääkäyttäjä voi myöhemmin lisätä muita käyttäjiä kohdasta Asetukset → Käyttäjät. Uusille käyttäjille tunnus muodostetaan automaattisesti, eikä käyttäjän tarvitse määritellä sitä itse.

Huom: Säilytä käyttäjätunnus ja salasana turvallisesti. Älä jaa kirjautumistietoja sähköpostilla tai chatissa.

Organisaation käyttäjät

Tekojärki tukee organisaatiokohtaista käyttäjähallintaa. Organisaation pääkäyttäjä voi lisätä muita käyttäjiä, hallita heidän roolejaan ja siirtää agentteja käyttäjältä toiselle.

  1. 1
    Avaa hallintapaneelista Käyttäjät.
  2. 2
    Lisää käyttäjän nimi, sähköposti, puhelinnumero ja organisaatio. Järjestelmä muodostaa käyttäjätunnuksen automaattisesti.
  3. 3
    Valitse käyttäjälle rooli. Pääkäyttäjä voi hallita organisaation asetuksia ja muita käyttäjiä; tavallinen käyttäjä hallitsee hänelle kuuluvia agentteja ja kanavia.
  4. 4
    Käyttäjä vahvistaa tilinsä sähköpostilinkin kautta ja kirjautuu hallintapaneeliin tai asiointiportaaliin.

Agentin omistajuus näkyy agenttilistalla. Pääkäyttäjä voi vaihtaa omistajan, jos agentin vastuu siirtyy toiselle henkilölle tai tiimille.

Tietoturva: Salasanalla on kompleksisuusvaatimus. Älä kirjoita ohjeisiin, sähköposteihin tai dokumentteihin käyttäjätunnusten muodostuslogiikkaa.

Luo ensimmäinen agentti

Agentti on ohjeistettu AI-osapuoli, joka hoitaa keskustelun puolestasi. Jokainen agentti koostuu kolmesta osasta: roolista, ohjeesta ja työkaluista.

  1. 1
    Nimi ja rooli — Esim. "Ajanvaraaja" tai "Autohuollon asiakaspalvelija". Nimi näkyy sinulle, roolilla ohjaat agentin käytöstä.
  2. 2
    Ohje (system prompt) — Kerro agentille kuka se on, mitä se tekee ja mitä se ei saa luvata. Esim. "Olet vain ajanvarauksesta vastaava assistentti — älä neuvo huoltotöistä."
  3. 3
    Kieli ja ääni — Suomi on oletus. Puhekanavaa varten valitse ääni (esim. alloy, shimmer tai ElevenLabs-ääni).
  4. 4
    Työkalut — Kytke päälle ne työkalut joita agentti tarvitsee: Google Calendar, SMS, tietohaku, muisti.
  5. 5
    Tallenna ja testaa — Kokeile agenttia chat-ikkunassa ennen kuin kytket sen tuotantokanavaan.
Vinkki: Hyvä system prompt on konkreettinen ja reunuksia antava. Luettele mitä agentti saa ja mitä ei saa tehdä — älä jätä reunoja auki.

Agentin tyyppi

Agentin tyyppi on luokitteleva metatieto, jolla kerrot mihin käyttötarkoitukseen tämä agentti on rakennettu. Tyyppi näkyy hallintapaneelin listoissa ja raporteissa, ja se asettaa joillekin ominaisuuksille (kuten ohjatulle työnkululle) järkevät oletukset. Itsessään tyyppi ei muuta agentin vastauksia tai työkaluja — agentin käytöstä ohjaat aina system promptilla ja työkaluvalinnoilla.

Tyypin valinta löytyy agentin muokkausnäkymän Perustiedot-välilehdeltä, kohdasta Agentin tyyppi.

Vaihtoehdot

  • Yleinen agentti — Oletustyyppi. Sopii silloin, kun agentin rooli ei mahdu valmiisiin sapluunoihin tai kun haluat kokeilla vapaammin. Suurin osa demoista, sisäisistä assistenteista ja moniroolisista agenteista kannattaa pitää yleisenä.
  • Service desk — Tarkoitettu IT- tai palvelupyyntöjen käsittelyyn. Tämä tyyppi on suositeltu vaihtoehto, kun otat ohjatun työnkulun ja palvelunhallintaintegraation käyttöön. Service desk -agentin tehtävä on yleensä kerätä häiriön tai pyynnön tiedot ja avata tukipyyntö ulkoiseen tikettijärjestelmään.
  • Myynti — Sopii ulossoittoihin, liidien kvalifiointiin, kampanjavastauksiin ja ajanvarausten myyntiin. Käytännössä myyntiagentilla painotetaan reipasta avausta, hyötypuhetta ja konkreettista jatkoaskelta (varaus, soittopyyntö, tarjouspyyntö). Käytä lisäksi onnistumistavoitetta, jotta voit raportoida konversion.
  • Asiakastuki — Sopii laajaan kysymyksiin vastaamiseen ja ongelman selvittämiseen ilman tiukkaa prosessia. Tukiagentti hyötyy tietopohjasta (RAG) ja automaattisesta siirrosta ihmiselle, kun keskustelu jumiutuu.

Voit vaihtaa tyypin milloin tahansa, eikä se hävitä keskusteluhistoriaa, työkaluja tai tietopohjaa. Tyypin tehtävä on tehdä agenttilistasta luettava ja ohjata sinua valitsemaan oikeat lisäasetukset (kuten ohjattu työnkulku).

Vinkki: Jos olet epävarma, aloita Yleisestä agentista. Voit tarkentaa tyypin myöhemmin, kun agentin käyttötarkoitus on selkiytynyt.

Kytke kanavat

Sama agentti voi palvella useassa kanavassa. Voit kytkeä haluamasi kanavat ja antaa jokaiselle oman tarkentavan ohjeen.

  • Puhelu — Liitä puhelinnumero agenttiin. Sopii ajanvaraukseen, tukilinjaan, yöpäivystykseen.
  • Web-chat — Upota widget sivustollesi yhdellä script-tagilla. Ilmainen aloituspaketissa.
  • SMS — Kun puhelinnumerolla on SMS-tuki päällä, agentti voi keskustella tekstiviesteillä. Jokainen keskustelu säilyy 24h.
  • API — Rakenna oma käyttöliittymä REST API:n päälle. Autentikointi API-avaimella.

Agentilla voi olla erillinen chat- ja SMS-ohje, jotta vastausten tyyli ja pituus sopivat kanavaan. Puhekanava käyttää pää-ohjetta (system prompt).

Huom: Sama agentti-ID toimii kaikissa kanavissa — muistot, työkalut ja tietokanta ovat yhteisiä.

Puhelinnumeron käyttöönotto

Tekojärki hallitsee puhelinnumerojaan itse (pool-malli). Sinun ei tarvitse avata Twilio-tiliä — valitse numero listalta ja liitä se agenttiisi.

  1. 1
    Siirry admin-paneelin kohtaan Puhelinnumerot.
  2. 2
    Klikkaa "Hanki numero". Näet paketissasi sisältyvät numerot ja lisänumeroiden hinnan.
  3. 3
    Valitse agentti, jolle numero kytketään. Sama agentti voi ottaa vastaan myös SMS-viestejä, jos SMS-tuki on päällä.
  4. 4
    Soita numeroon testaaksesi — agentin pitäisi vastata muutamassa sekunnissa.
  • Starter: 1 numero sisältyy.
  • Pro: 1 numero sisältyy, lisänumero 5 €/kk.
  • Business: 3 numeroa sisältyy, lisänumero 3 €/kk.
Vinkki: Tarvitsetko useampaa agenttia samalle numerolle? Rakenna IVR-valikko — numero kysyy valintaa näppäimistöllä ja ohjaa oikealle agentille.

Ääni ja kielimalli

Äänen valinta vaikuttaa eniten siihen, miltä agenttisi kuulostaa. Tekojärki tukee kahta ääniperhettä: OpenAI Realtime -äänet (oletus, matala latenssi) ja ElevenLabs-äänet (lisävalinta, luonnollisempi intonaatio).

OpenAI Realtime -äänet — käyttötapasuositukset

Kaikki 10 ääntä toimivat suoraan suomeksi ja palvelevat eri käyttötapauksia eri tavalla. Vaihtaminen on yhden klikkauksen toiminto agenttinäkymässä — kokeile rohkeasti mikä toimii brändillesi parhaiten.

Ääni Luonne Sopiva käyttö
AlloyNeutraali, balansoituYleisääni, turvallinen oletus
AshVakava ja rauhallinenEnterprise, korkean riskin keskustelut
BalladIlmeikäs, dynaaminenDemoesitykset, myyntipuhelut
CoralLämmin, ystävällinenAsiakaspalvelu, varauskalenteri
EchoSelkeä ja tekninenService desk, IT-tuki
SageAsiantuntijamainenNeuvonta, terveydenhoito, lakipalvelut
ShimmerKevyt naisääniYstävällinen asiakaspalvelu
VerseEnerginenOutbound-myynti, kampanjasoitot
MarinPehmeä ja empaattinenPremium CX, hyvinvointiala
CedarAmmattimainen ja neutraaliEnterprise-puheagentit, business-puhelut
Vinkki: Kuuntele jokainen ääni testipuhelun kautta selaimessa (Agentit → testi-näppäin) ennen tuotantokäyttöönottoa. Brändin sävy ja agentin rooli ratkaisevat — myyntiagentti voi olla Verse tai Ballad, asiakaspalveluagentti Coral tai Shimmer, ja IT-tukiagentti Echo tai Sage.
Miksi Fable, Nova ja Onyx puuttuvat? Ne ovat OpenAI:n erillisen TTS-rajapinnan ääniä, eivät Realtime API:n ääniä. Tekojärki käyttää Realtime API:a, joka tarjoaa kaksisuuntaista natiivipuhetta (matala latenssi, keskeyttämisen tuki, prosodian mukautuminen kuulijaan) — yhteen kierrokseen TTS:llä luetut äänet eivät ole tällä rajapinnalla saatavilla. Jos tarvitset Fablen, Novan tai Onyxin sävyä, ElevenLabs tarjoaa vastaavia vaihtoehtoja oman valikoimansa kautta.

ElevenLabs-äänet

ElevenLabsin valikoimasta voit valita oman äänen ja antaa voice-id:n etuliitteellä el: (esim. el:voice_id_12345). Luonnollisempi intonaatio ja laajempi äänikirjasto, mutta noin 150–300 ms lisälatenssia per vastaus — agentti vastaa ensin tekstimoodissa ja ääni generoidaan tekstin päälle.

Kielimallin valinta

OpenAI Realtime -puheluissa suositeltu oletusmalli on GPT Realtime 1.5. Vanhemmat mallit (GPT Realtime, GPT Realtime Mini, GPT-4o Realtime Preview, GPT-4o Mini Realtime Preview) ovat edelleen valittavissa taaksepäin yhteensopivuuden vuoksi, mutta uutta agenttia luotaessa kannattaa aloittaa uusimmasta tuetusta mallista.

Mallin vaihto olemassa olevaan agenttiin ei ole automaattinen — käyttöönotto on aina opt-in. Avaa Agentit → agentti → Persoonallisuus → Kielimalli ja valitse haluamasi malli pudotusvalikosta.

GPT Realtime 2 — tulossa. OpenAI on julkistanut GPT Realtime 2-mallin reasoning-tuella, mutta se on saatavilla vain OpenAI:n GA Realtime API:n kautta. Tekojärki käyttää nykyisin beta Realtime API -endpointia, joten 2.0:n käyttöönotto vaatii erillisen API-migraation. Lisäämme mallin valikkoon, kun migraatio on tehty ja testattu — sen valitseminen nyt aiheuttaisi puhelun katkeamisen.

Äänen nopeus

Äänen nopeutta säädetään agenttikohtaisista puheasetuksista. Useimmissa suomenkielisissä puheluissa hyvä lähtökohta on hieman rauhallinen mutta ei hidas puhe, esimerkiksi noin 0.92×.

Huom: ElevenLabs-ääniä käyttäessä agentti vastaa ensin tekstimoodissa ja ääni generoidaan sen päälle. Tämä on läpinäkyvää kuulijalle mutta lisää latenssia muutaman sadan millisekunnin verran.

Puheasetukset

Puheasetuksilla säädät agentin kuuntelua, vastaamisen ajoitusta ja puhenopeutta. Asetukset ovat agenttikohtaisia: voit tehdä esimerkiksi ajanvarausagentista rauhallisemman ja myyntipuheluihin tarkoitetusta agentista nopeammin reagoivan.

  1. 1
    Avaa Agentit ja valitse muokattava agentti.
  2. 2
    Siirry kohtaan Persoonallisuus ja avaa Puhelin-asetukset.
  3. 3
    Avaa Puheasetukset ja ota käyttöön Säädä tämän agentin puhetta erikseen.
  4. 4
    Tallenna agentti ja testaa muutosta oikealla puhelulla tai selaimen puhetestillä.

Tärkeimmät valinnat:

  • Kuunteluympäristö — valitse lähtötilanne. Tavallinen puhelu sopii useimpiin numeroihin, Meluisa puhelu auttaa taustahälyssä ja Hyvä mikrofoni sopii selaimen testiin tai rauhalliseen toimistoon.
  • Vuoronvaihto — määrittää, miten agentti tunnistaa asiakkaan vuoron loppuneen. Perinteinen (äänenvoimakkuus) seuraa äänenvoimakkuutta ja hiljaisuutta — nopea ja ennustettava, mutta voi sekoilla kaiuttimella tai kun käyttäjä pitää lauseen sisäisiä taukoja. Älykäs (lauseen valmiusaste) käyttää erillistä mallia, joka arvioi onko lause oikeasti valmis — sietää kaiutinkaikua, lauseen sisäisiä taukoja ja taustakeskustelua paljon paremmin. Lisää muutaman sadan millisekunnin latenssin vuoron lopussa.
  • Vuoronvaihdon herkkyys (vain älykkäässä tilassa) — kuinka nopeasti malli julistaa vuoron päättyneeksi. Maltillinen odottaa pidempään ja jättää asiakkaalle aikaa miettiä; Nopea vaihtaa heti kun lause vaikuttaa valmiilta; Automaattinen antaa mallin valita keskustelun rytmin mukaan.
  • Taustamelun poisto — vaimentaa ympäristön ääniä. Käytä vahvempaa asetusta hälyisissä puheluissa ja kevyempää asetusta, kun mikrofoni on selkeä. Toimii sekä perinteisessä että älykkäässä vuoronvaihdossa.
  • Kuuntelun herkkyys (vain perinteisessä tilassa) — määrää, kuinka helposti agentti tulkitsee äänen asiakkaan puheeksi. Herkempi reagoi nopeammin, vähemmän herkkä vähentää taustamelun aiheuttamia virhekeskeytyksiä.
  • Odotusaika ennen vastausta (vain perinteisessä tilassa) — määrittää, kuinka pitkän hiljaisuuden jälkeen agentti vastaa. Lyhyempi aika tekee keskustelusta ripeämmän, pidempi aika vähentää päälle puhumista.
  • Alun talteenotto (vain perinteisessä tilassa) — säilyttää pienen pätkän ääntä ennen puheen havaitsemista, jotta asiakkaan lauseen alku ei leikkaannu pois.
  • Keskeyttäminen — sallii asiakkaan puhua agentin päälle. Kun keskeytys on käytössä, agentin puhe katkaistaan asiakkaan alkaessa puhua.
  • Puheen nopeus — säätää agentin äänen nopeutta. Arvo 1.0× on palveluntarjoajan normaali nopeus, pienempi arvo hidastaa ja suurempi nopeuttaa.

Voit lisäksi antaa eri asetukset puheluille ja selaimen puhetestille. Puheluissa taustamelua ja puhelinverkon äänenpakkausta on usein enemmän, joten niihin sopii tavallisesti rauhallisempi kuuntelu. Selaimessa mikrofoni on usein selkeämpi, joten agentti voi reagoida nopeammin.

Kumpi vuoronvaihto valita? Perinteinen on hyvä oletus useimpiin tilanteisiin: ennustettava ja säädettävissä millisekunneilleen. Älykäs kannattaa valita erityisesti silloin, kun asiakkaat soittavat puhelimen kaiuttimella (agentin oma puhe heijastuu mikrofoniin ja voi sekoittaa perinteisen tunnistuksen), kun keskustelussa on luonnostaan lauseen sisäisiä taukoja, tai kun taustalla on muiden ihmisten puhetta. Voit valita asetuksen agenttikohtaisesti — esim. asiakaspalveluagentille älykäs, sisäiselle työkaluagentille perinteinen.
Vinkki: Muuta vain yhtä asetusta kerrallaan. Jos käytät perinteistä vuoronvaihtoa ja agentti puhuu päälle, nosta odotusaikaa esimerkiksi 700 → 900 ms. Jos agentti tuntuu hitaalta, laske odotusaikaa esimerkiksi 700 → 500 ms. Älykkäässä vuoronvaihdossa vastaava säätö on Vuoronvaihdon herkkyys — kokeile ensin Maltillinen-arvoa kaiuttimella. Jos puhe kuulostaa kiireiseltä, kokeile puhenopeudeksi 0.92×.

Puhelun siirto ihmiselle

Jos puheagentti ei voi tai ei saa hoitaa asiaa, se voi siirtää puhelun ihmiselle. Siirto tapahtuu Twilion yli ilman katkoa — asiakas ei tarvitse soittaa uudelleen.

  1. 1
    Lisää agentille siirtonumerot (transfer_numbers) admin-paneelissa. Jokaisella numerolla on nimi, jota agentti käyttää tunnistaakseen kohteen — esim. "päivystys" tai "myynti".
  2. 2
    Kytke työkalu transfer_call päälle agentin työkaluvalikossa.
  3. 3
    Kerro system promptissa milloin siirto tehdään — esim. "Jos asiakas pyytää tarjousta suurelle kokonaisuudelle, siirrä puhelu myyntiin."

Agentti voi kutsua työkalua myös nimellä tai E.164-muotoisella numerolla. Jos numero on ulkomaan numero, varmista että Twilio-pakettisi sallii kansainväliset soitot.

Vinkki: Rakenna siirtonumeroiden nimeämiseen oma logiikka — esim. "päivystys-ark-kesk" ja "päivystys-viik" — ja ohjeista agentti valitsemaan oikea kellonajan mukaan.

Työkalun täytefraasit puhekanavassa

Kun puheagentti kutsuu työkalua (esim. tarkistaa kalenterin tai lähettää SMS:n), työkalun ajo kestää sekunteja. Ilman puheagentin puhetta puhelimeen jäisi kiusallinen hiljaisuus.

Tekojärki pakottaa puheagentin sanomaan lyhyen luonnollisen täytefraasin ennen jokaista työkalukutsua. Esimerkiksi:

  • "Hetki, vilkaisen kalenteria…"
  • "Joo, katson sen äkkiä…"
  • "Okei, laitan viestin tulemaan…"
  • "Hetki, haen tiedot…"

Sääntö on alustatasoinen eli voimassa kaikilla puheagenteilla automaattisesti — sinun ei tarvitse lisätä sitä agentin ohjeeseen. Ominaisuus koskee vain puhekanavaa; chatissa ja SMS:ssä se ei ole tarpeen.

Huom: Sääntö koskee kaikkia työkaluja — kalenteria, SMS:ää, tietokantahakuja, selainta ja MCP-integraatioita.

Lomakkeet — jäsennelty tiedonkeruu

Lomakkeet ovat uudelleenkäytettäviä tiedonkeruurakenteita. Määrittele kentät kerran, ja liitä lomake yhteen tai useampaan agenttiin työkaluksi. Agentti kysyy tiedot luonnollisesti keskustelun lomassa ja tallentaa täytetyt arvot automaattisesti. Sama lomake toimii puhelu-, chat- ja SMS-kanavalla ilman lisätyötä.

Tyypillisiä käyttötarkoituksia:

  • Ajanvaraus — nimi, puhelinnumero, aika, palvelu
  • Lead-lomake — yhteystiedot, yrityksen nimi, tarpeen kuvaus
  • Asiakastyytyväisyyskysely — arvosana 1–5, vapaa palaute
  • NPS-mittaus — suositteluarvosana 0–10, kommentti
  • Tukipyyntö — ongelman tyyppi, kiireellisyys, kuvaus
  • Kampanjavastaus — kiinnostus kyllä/ei, haluttu yhteydenottoaika
Huom: Lomake ei korvaa system promptia — se täydentää sitä. Kerro agentin promptissa milloin lomake kannattaa täyttää (esim. "kun asiakas haluaa varata ajan, käytä Huoltovaraus-lomaketta").

Lomakkeella on kaksi käyttötapaa, jotka valitaan muokkausnäkymän Käyttötapa-valinnalla:

  • Agentin työkalu — agentti kysyy tiedot keskustelun aikana (tämä osio kuvaa sitä)
  • Saapuva lomake — asiakas täyttää julkisen linkin kautta ja AI hoitaa jatkotoimet automaattisesti. Katso Saapuvat lomakkeet.

Lomakkeen luominen

  1. 1
    Avaa sivupalkista Lomakkeet ja paina + Uusi lomake.
  2. 2
    Anna lomakkeelle nimi (esim. "Huoltovaraus") ja valinnaisesti kuvaus.
  3. 3
    Työkalun nimi generoituu nimestä automaattisesti — agentti kutsuu lomaketta tällä teknisellä tunnisteella. Sitä ei voi muuttaa luonnin jälkeen.
  4. 4
    Kirjoita Ohjeet agentille -kenttään tärkeät säännöt, esim. "Kysy aina puhelinnumero, älä jätä epäselviä kenttiä tyhjäksi".
  5. 5
    Lisää kentät yksi kerrallaan + Lisää kenttä -napilla ja merkitse pakolliset kentät.
  6. 6
    Tallenna.

Tuetut kenttätyypit:

  • Vapaa teksti — esim. nimi, osoite, avoin kommentti
  • Numero tai kokonaisluku — määrät, hinnat
  • Kyllä / Ei — binäärinen valinta
  • Valinta listasta — agentti valitsee yhden ennalta määritellyistä vaihtoehdoista
  • Arvosana 1–5 — asiakastyytyväisyysmittauksiin
  • Arvosana 0–10 (NPS) — Net Promoter Score -kyselyihin
  • Päivämäärä (puhekielinen) — agentti voi ottaa vastaan luonnollisia ilmaisuja kuten "huomenna", "ensi tiistaina" tai "15.5.", ja järjestelmä tulkitsee ne
Vinkki: Pidä kenttäotsikot ihmisystävällisinä — ne näkyvät vastausnäkymässä. Tekniset nimet generoituvat automaattisesti. Käytä kuvauskenttää jos kentän merkitys ei ole otsikosta selvä — se ohjaa agenttia kysymään oikeilla sanavalinnoilla.

Lomakkeen liittäminen agenttiin

  1. 1
    Avaa agentin muokkausnäkymä → Työkalut-välilehti.
  2. 2
    Vieritä Lomakkeet-osioon ja rastita ne lomakkeet, joita haluat tämän agentin voivan käyttää.
  3. 3
    Tallenna agentti.

Sama lomake voi olla käytössä useammalla agentilla. Esimerkiksi "Ajanvaraus"-lomake voi toimia sekä puhelinagentilla että chat-agentilla, ja vastaukset kerääntyvät samaan paikkaan.

Huom: Voit asettaa puheagentille automaattisen puhelun jälkeisen tyytyväisyyskyselyn: agentin asetuksissa Puhelun jälkeinen kysely -lohko, valitse käytettävä lomake → SMS lähtee soittajalle puhelun päätyttyä, ja vastaus tallentuu automaattisesti samaan lomakkeeseen.

Vastausten hallinta

Kaikki agenttien täyttämät lomakkeet näkyvät Lomakkeet → Vastaukset -välilehdellä. Listalla näet lomakkeen nimen, agentin, kanavan (puhelu / chat / SMS), lähetysajan ja koko sisällön. Jos vastaus tuli puhelusta, listalla on suora linkki alkuperäiseen puhelutranskriptioon.

Voit viedä yhden lomakkeen kaikki vastaukset CSV-tiedostona Lomakkeet-välilehdeltä Vie CSV -napilla. CSV avautuu suoraan Excelissä — sarakkeissa lähetysaika, kanava, agentti ja kaikki lomakkeen kentät omilla otsikoillaan.

  • Pakollisia kenttiä ei kannata olla liikaa — agentti joutuu niistä kinaamaan asiakkaan kanssa, ja keskustelu voi kuulostaa robottimaiselta.
  • Kampanjasta tulleet lomakevastaukset yhdistyvät automaattisesti kampanjan vastaanottajaan ja näkyvät kampanjan raportissa.
  • Lomakkeen voi laittaa pois käytöstä poistamatta sitä — agentit lakkaavat käyttämästä sitä, mutta vanhat vastaukset säilyvät.

Varauskalenteri — agentti ja asiakas varaavat aikoja

Tekojärjen sisäänrakennettu varauskalenteri toimii samalla tietopohjalla kaikille kanaville: asiakas voi varata ajan keskustelemalla puhelinagentin kanssa, chatissa, tekstiviestillä tai julkisella varaussivulla. Sama kalenteri näkyy kaikille saman organisaation agenteille ja työntekijöille — riippumatta siitä mitä reittiä varaus tuli.

Tyypillisiä käyttötapauksia:

  • Parturit ja kauneushoitolat — kanta-asiakkaat varaavat puhelimitse, uudet asiakkaat löytävät julkisen sivun kautta
  • Hierojat, terapeutit ja konsultit — yhden henkilön varauskalenteri puskureilla ja peruutusehdoilla
  • Hammaslääkärit, terveysasemat — useita työntekijöitä, palvelukohtaisia kestoja, hyväksyntätyönkulku tarkkojen aikojen varmistamiseen
  • Liikuntahallit ja seuratoimijat — vakiovuorot kaudelle, yhdistys-/yritys-/kuntalaishinta automaattisesti, tilahierarkia (halli ↔ kentät)
  • Vuokrattavat tilat ja laitteet — itsepalvelubuukkaus etukäteismaksulla

Avaa Varaukset sivupalkista. Sivulla on kuusi välilehteä: Palvelut, Resurssit, Aukioloajat, Saapuneet varaukset, Asiakkaat, Arvostelut ja Asetukset.

Sama kalenteri kaikille: Saman organisaation agentit ja käyttäjät näkevät samat palvelut, resurssit ja varaukset. Yhden agentin tekemä varaus blokkaa saman ajan kaikilta muilta — race-suoja toimii myös samanaikaisissa puheluissa.

Käyttöönotto: palvelut, resurssit, aukioloajat

Varauskalenterin käyttöönotto vie kolme vaihetta: määrittele mitä varataan (palvelut), kuka tai mikä on varattavissa (resurssit) ja milloin ajat ovat tarjolla (aukioloajat).

1. Lisää palvelut

Palvelu on yksittäinen varattava asia: "Hiusten leikkaus 30 min", "Konsultointi 1 h", "Hieronta 60 min". Jokaiselle palvelulle määritetään kesto, mahdollinen hinta ja mihin kanaviin se on tarjolla.

  1. 1
    Avaa Varaukset → Palvelut → + Uusi palvelu.
  2. 2
    Anna nimi, kesto minuutteina ja valinnaisesti hinta sentteinä (esim. 4900 = 49,00 €).
  3. 3
    Aseta puskuri ennen / jälkeen tarvittaessa (esim. 10 min siivousaika hoitojen välissä).
  4. 4
    Valitse näkyvyys-täpät: Aktiivinen, Agentti voi varata, Julkisesti varattavissa, Vaatii hyväksynnän.
  5. 5
    Tallenna.
Vinkki: Voit luoda saman palvelun eri kestoilla ("Konsultointi 30 min" ja "Konsultointi 60 min") — tarjoa molemmat asiakkaalle, niin hän valitsee tarpeen mukaan.

2. Lisää resurssit

Resurssi on se, joka varataan — yleensä työntekijä, mutta myös huone, laite, toimipiste tai vuokrakohde. Yksi palvelu voi olla useamman resurssin tarjoama, ja yksi resurssi voi tarjota useita palveluita.

  1. 1
    Avaa Varaukset → Resurssit → + Uusi resurssi.
  2. 2
    Anna nimi ja valitse tyyppi (Henkilö / Tila / Laite / Toimipiste / Muu).
  3. 3
    Valitse aikavyöhyke (oletus Europe/Helsinki). Tämä määrittää, miten viikkosäännöt tulkitaan.
  4. 4
    Rastita palvelut, joita tämä resurssi tarjoaa.
  5. 5
    Tallenna ja paina Aukioloajat avataksesi aikataulun.

3. Aseta aukioloajat

Aukiolosäännöt määrittävät milloin resurssin aikoja tarjotaan. Kolme sääntötyyppiä:

  • Viikkosääntö — toistuva aukiolo viikonpäivälle (esim. ma–pe 9–17, la 10–14)
  • Päivätason poikkeus — yksittäisen päivän erityisaikataulu (esim. jouluaattona 9–12). Korvaa viikkosäännön kyseiselle päivälle.
  • Esto / loma — leikkaa aukioloajasta pois (esim. lounastauko 11:30–12:00 tai koko päivän kiinniolo)

Aukioloajat-modaalin yläosassa on ↓ Kopioi yrityksen oletuksista -nappi: jos olet asettanut yleiset aukioloajat Asetukset-välilehdellä, saat samat säännöt resurssille yhdellä klikkauksella.

Säännöt tulkitaan resurssin aikavyöhykkeessä: jos asetat viikkosäännön "ma 9–17" Europe/Helsinki -resurssille, se on aina paikallista Helsinki-aikaa — riippumatta siitä, mistä asiakas varaa. Asiakkaalle näytetään ajat hänen omassa aikavyöhykkeessään (jos vapaa-/tilavalintasivu kysyy sitä).

Yritystason aukioloajat ja edistyneet ominaisuudet

Yrityksen aukioloajat (Aukioloajat-välilehti)

Resurssikohtaisten aukioloaikojen lisäksi voit määritellä yritystason aukioloajat, jotka leikkaavat kaikkien resurssien tarjontaa. Jos yritys on sanonut "kiinni jouluna 24.–26.12.", yhden rivin asetus blokkaa varaukset kaikilta työntekijöiltä — ei tarvitse toistaa sääntöä jokaiselle resurssille.

  1. 1
    Avaa Varaukset → Aukioloajat (oma välilehti Palvelut- ja Resurssit-välilehtien välissä).
  2. 2
    Lisää viikkosäännöt yleisille aukioloajoille (esim. ma–pe 9–17).
  3. 3
    Lisää lomapäivät ja juhlapyhät Päivätason poikkeus tai Esto/loma -tyypillä.
  4. 4
    Tallenna.
Leikkaussääntö: Slot tarjotaan vapaana vain jos sekä yritys että resurssi on auki. Yritystaso ei voi laajentaa resurssin aikoja, vain rajata. Jos yritys sanoo "kiinni 24.12." mutta resurssi sanoo "auki 9–12", lopputulos on kiinni.

Jos yrityksellä ei ole yhtäkään aukiolosääntöä, leikkausta ei tehdä — resurssikohtaiset ajat ovat sellaisenaan voimassa. Voit siis ottaa yritystason käyttöön asteittain.

Hintaluokat (asiakaskohtaiset hinnat)

Palveluun voi lisätä hintaluokkia, jotka aktivoituvat asiakkaan tagien perusteella. Hyödyllinen kuntien, hoitoloiden ja jäsenetuja tarjoavien yritysten käytössä:

  • Yhdistys 0 €, tagi yhdistys
  • Yritys 50 €, tagi yritys
  • Kuntalainen 10 €, tagi kuntalainen
  • Kanta-asiakas 15 % alennusta, tagi kanta-asiakas

Asiakkaan tagit asetetaan Varaukset → Asiakkaat-näkymästä. Kun asiakas varaa palvelun, järjestelmä valitsee automaattisesti edullisimman matchaavan tierin. Jos asiakkaalla ei ole tagia tai mikään tier ei matchaa, käytetään palvelun oletushintaa.

Hyväksyntätyönkulku (B2B-tilanteisiin)

Jos rastitat palveluun Vaatii hyväksynnän, varaus ei vahvistu suoraan vaan menee Saapuneet varaukset -listalle Odottaa hyväksyntää -tilassa. Operaattori voi hyväksyä tai hylätä jokaisen, ja asiakas saa eri sähköpostin sen mukaan.

Tämä on Timmin perinteinen kuntakäyttötapa: tilavaraukset eivät vahvistu suoraan vaan tilavarausvastaava katsoo ne läpi.

Tilahierarkia (osa-resurssit)

Resurssille voi asettaa yläresurssin. Tyypillinen esimerkki: liikuntahalli on parent, kentät 1–3 ovat lapsia. Jos joku varaa koko hallin, kentät eivät ole vapaita; jos joku varaa kentän, halli ei ole vapaana. Sisarukset (eri kentät) ovat itsenäisiä.

Toistuvat varaukset (vakiovuorot)

API-tasolla varauksen voi luoda toistuvana: weekly, biweekly tai monthly + päättymispäivä. Järjestelmä materialisoi yksittäiset instanssit kalenteriin. Yksittäisen instanssin perumista voi pyytää peru tämä-toiminnolla, koko sarjan perumista peru sarja-toiminnolla.

Operaattorin UI tällä hetkellä: Toistuvuuden luominen tapahtuu API:n tai agentin kautta. Lista- ja kalenterinäkymä näyttää yksittäiset instanssit ja merkitsee ne · toistuva -tunnisteella.

Ennakkomaksut Stripellä

Jos palveluun rastitetaan Vaatii maksun ja maksupolitiikka = Maksu ennen, julkisen varauspolun asiakas ohjataan Stripe Checkoutiin varauksen vahvistuksen jälkeen. Maksun onnistuttua varaus merkitään Maksettu-tilaan automaattisesti webhookin kautta.

Vinkki: Ennakkomaksu on tehokas no-show-suoja. Asiakkaat tulevat tunnollisemmin paikalle, kun aika on jo maksettu.

Julkinen varaussivu ja asiakkaat (CRM)

Julkinen varaussivu — asiakas varaa ilman kirjautumista

Voit avata yrityksellesi julkisen varaussivun, johon asiakas pääsee millä tahansa selaimella ilman rekisteröitymistä. Julkiset varaussivut palvellaan timme.fi-erillispalvelimelta, joten ne toimivat täysin erillään hallintapaneelista ja kestävät korkeaa liikennettä:

  1. 1
    Avaa Varaukset → Asetukset → Julkinen varaussivu.
  2. 2
    Valitse Toimiala pudotusvalikosta (Autohuolto, Parturi-kampaamo, Hieronta, Hammaslääkäri, Padel/tennis…). Toimialaa käytetään timme.fi-hakemiston kategorianavigaatiossa.
  3. 3
    Anna Paikkakunta (esim. Helsinki). Näkyy hakupalkin paikkakuntavalinnassa ja biz-kortin yhteydessä.
  4. 4
    Anna org-tunniste (slug) — esim. parturi-mikko. Tämä tulee URL:iin.
  5. 5
    Rastita Julkinen varaus käytössä.
  6. 6
    Aseta Maksimi etukäteen (päivää) — esim. 60 päivää eteenpäin.
  7. 7
    Halutessasi rastita Vaadi GDPR-suostumus varauslomakkeessa.
  8. 8
    Valitse Varausvahvistus-osiosta lähetetäänkö vahvistus sähköpostina, tekstiviestinä vai molempina (ks. alla).
  9. 9
    Täytä haluamasi Brändäys-kentät: logo URL, esittelyteksti, brändiväri, yhteyssähköposti ja -puhelin (ks. alla).
  10. 10
    Tallenna.
  11. 11
    Mene Palvelut-välilehdelle ja varmista että haluamissasi palveluissa on rasti Julkisesti varattavissa -kohdassa.
Vinkki: Toimialan ja paikkakunnan voi asettaa myös myöhemmin — ne eivät ole pakollisia julkisen varauksen aktivointiin. Ne kuitenkin auttavat asiakkaita löytämään palvelusi timme.fi:n etusivun hakemistosta.

Julkinen URL muotoa https://timme.fi/<slug> näkyy asetussivun alalaidassa. Jaa se asiakkaillesi sähköpostissa, sosiaalisessa mediassa tai upota omille nettisivuillesi (ks. Upottaminen omille sivuille alla).

Brändäys — logo, värit, yhteystiedot

Julkisen varaussivun voi räätälöidä vastaamaan yrityksesi ilmettä. Asetukset → Brändäys-osiosta voit asettaa:

  • Logo URL — kuvan osoite (PNG/SVG), näkyy otsikon yläpuolella. Suositeltava korkeus enintään 64 px.
  • Esittelyteksti — lyhyt tervetuloviesti otsikon alle (max 500 merkkiä).
  • Brändiväri — heksakoodi (esim. #1F7A4D). Vaikuttaa varauspainikkeisiin, vahvistuksiin ja stepperiin. Tyhjä = oletus (oranssi).
  • Yhteyssähköposti ja yhteyspuhelin — näkyvät sivun alaosassa klikattavina linkkeinä (mailto / tel).

Sivun yleisilme noudattaa timme.fi-laskeutumissivun visuaalista linjaa (lämmin paperinvalkoinen tausta, Bricolage Grotesque -otsikot, Onest-leipä) — yrityksen oma logo ja brändiväri istutetaan tähän ilmeeseen.

Varausvahvistus: sähköposti ja/tai SMS

Voit valita, miten asiakkaalle ilmoitetaan varauksen vahvistuksesta. Asetukset → Varausvahvistus-osiosta löytyy kaksi rastia:

  • Sähköposti (oletus päällä) — perinteinen vahvistus + hallintalinkki, joka säilyy asiakkaan sähköpostilaatikossa.
  • SMS — tekstiviesti, joka tulee perille välittömästi ja jonka asiakas avaa todennäköisemmin. SMS lähetetään aina asiakkaan omasta puhelinnumerosta (ei alustan yleisestä numerosta), joten käyttäjällä pitää olla Pro- tai Business-tilaus ja vähintään yksi osoitettu puhelinnumero Puhelinnumerot-välilehdellä. Hallintapaneeli näyttää lähettäjänumeron ja jäljellä olevan SMS-saldon reaaliajassa.

Molemmat voi olla päällä yhtä aikaa. Jos SMS on käytössä, asiakkaan puhelinnumero muuttuu varauslomakkeessa pakolliseksi. SMS-saldo vähenee pakettiin sisältyvistä krediiteistä (Pro 50/kk, Business 200/kk) tai prepaid-paketista, eikä kustannus kohdistu alustan yleiselle numerolle.

Upottaminen omille sivuille (iframe)

Varaussivun voi upottaa mille tahansa verkkosivulle iframenä. Asetukset → Upota varauskalenteri omille sivuille-laatikossa on valmis koodi Kopioi koodi -napilla:

<iframe src="https://timme.fi/<slug>"
        style="width:100%;min-height:720px;border:0;display:block;"
        loading="lazy" allow="payment"></iframe>
<script>
window.addEventListener('message', e => {
  if (e?.data?.type !== 'timme:height') return;
  for (const iframe of document.querySelectorAll('iframe')) {
    if (iframe.contentWindow === e.source) {
      iframe.style.height = e.data.height + 'px';
      break;
    }
  }
});
</script>

Iframe ilmoittaa korkeutensa parent-sivulle automaattisesti postMessage-viestillä, joten upotettu varaussivu skaalautuu sisällön mukaan ilman ulkoista skrollipalkkia. Voit upottaa varaussivun useaan kohtaan samalla sivulla — jokaisen iframen korkeus säätyy itsenäisesti.

Huom: Upotus toimii sekä HTTPS- että HTTP-sivuilla. Selaimet eivät salli HTTP-iframen upottamista HTTPS-sivulle, joten käytä aina https://timme.fi/… -muotoa.

Varauksen kulku asiakkaan näkökulmasta:

  1. 1
    Asiakas avaa varaussivun, valitsee palvelun.
  2. 2
    Valitsee päivän kalenterista ja näkee vapaat ajat napeilla.
  3. 3
    Klikkaa aikaa → täyttää nimi, sähköposti, puhelin (valinnainen) ja huomautukset.
  4. 4
    Vahvistaa varauksen → saa sähköpostiin vahvistuksen + henkilökohtaisen hallintalinkin.
  5. 5
    Hallintalinkin kautta voi siirtää aikaa (valita uuden vapaan ajan) tai perua varauksen. Ei salasanaa, ei rekisteröintiä.
  6. 6
    Varauksen jälkeen samasta hallintasivusta voi jättää arvostelun (1–5 tähteä + vapaa kommentti). Yksityiskohdat Asiakaspalaute-osiossa.

24 tuntia ennen varausta järjestelmä lähettää automaattisen muistutussähköpostin, jossa on sama hallintalinkki. 2–48 tuntia varauksen jälkeen lähtee erillinen arvostelukutsu. Molemmat vähentävät no-show-prosenttia ja tuovat aitoa palautedataa.

Asiakkaat — kevyt CRM

Kun asiakas tekee varauksen sähköpostilla joka ei ole organisaatiossa ennen nähty, järjestelmä luo automaattisesti asiakas-rivin Asiakkaat-välilehdelle. Sama email + sama organisaatio → sama asiakas — ei dupliikaatteja, vaikka asiakas olisi tehnyt useamman varauksen.

Asiakaskortti näyttää:

  • Yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelin)
  • Tilastot: varauksia yhteensä, peruutuksia, no-showt
  • Ensimmäinen ja viimeisin vierailu
  • GDPR-suostumus (jos annettu)
  • Vapaat muistiinpanot ja tagit — operaattori lisää itse
  • Koko varaushistoria aikajärjestyksessä

Tagit vaikuttavat suoraan hintaluokkiin — asiakkaan tagi vip aktivoi VIP-tier-hinnoittelun seuraavissa varauksissa automaattisesti.

Tietosuoja: Asiakkaat näkyvät vain saman organisaation operaattoreille. Asiakaskortti ei sisällä raakoja transkriptioita tai puhelutallenteita — ne pysyvät Yhteydenotot-näkymässä erikseen.

Timme.fi-hakemisto — asiakkaat löytävät palvelusi

timme.fi on suomalainen julkinen varauspalvelu, jonka etusivu toimii hakemistona kaikille palveluntarjoajille, jotka ovat aktivoineet julkisen varauksen. Asiakas voi etsiä palveluja toimialan tai paikkakunnan perusteella ja näkee suoraan seuraavat vapaat ajat — varaaminen onnistuu yhdellä klikkauksella ilman rekisteröitymistä.

Miten oma yritys päätyy etusivulle

Kun olet ottanut julkisen varauksen käyttöön edellisen osion ohjeiden mukaan ja asettanut toimialan sekä paikkakunnan, palvelusi alkaa näkyä timme.fi-hakemistossa automaattisesti. Listaus päivittyy reaaliajassa — ei erillistä hakemistolomaketta täytettäväksi.

Yritys näkyy etusivulla seuraavasti:

  • Kategoriaruudukko — palvelusi lisää toimialakategorian palveluntarjoajien lukumäärää (esim. "Hyvinvointi · 47 palveluntarjoajaa"). Klikkaus näyttää kaikki kategorian yritykset.
  • Vapaita aikoja juuri nyt — biz-kortti yrityksen nimellä, paikkakunnalla, toimialalla ja kolmella seuraavalla vapaalla ajalla. Kortin klikkaus vie suoraan timme.fi/<slug>-varaussivulle.
  • Tähtibadge — kun asiakkaat ovat jättäneet arvosteluja, kortin yläkulmassa näkyy keskiarvo (esim. ⭐ 4,8). Tarkemmat tiedot löytyvät Asiakaspalaute-osiosta.

Toimialat ja kategoriat

Toimialat on järjestetty seitsemään pääkategoriaan, joista kuusi näkyy etusivun ruudukossa:

  • Autokorjaamot — autohuolto, rengasliike, katsastus
  • Hyvinvointi — parturi-kampaamo, kauneushoitola, hieronta, kynsi-/ripsihoitola
  • Terveydenhuolto — hammaslääkäri, fysioterapia, lääkäri, eläinlääkäri
  • Tilavaraukset — kokoustila, sauna-/juhlatila
  • Vapaa-aika — padel-/tennishalli, golf, liikuntakurssit ja personal training
  • Kurssit & koulutus — koulutus ja työpajat
  • Muu palvelu — fallback-toimialaksi jos mikään edellisistä ei sovi (näkyy haussa mutta ei etusivun pääruudukossa)
Vinkki: Jos toimialalistasta puuttuu juuri sinulle sopiva vaihtoehto, ota yhteyttä — laajennamme listaa palautteen perusteella. Yksittäisen toimialan lisääminen on yhden rivin muutos, ei vaadi tietokantamigraatiota.

Hakupalkki — toimiala + paikkakunta

Etusivun yläosassa on hakupalkki kahdella kentällä:

  • Mitä etsit? — kirjoita toimialan nimi (esim. Hieronta) tai valitse autocompletesta. Klikkaa yhtä "Suosittua"-pikavaihtoehtoa nopeaan suodatukseen.
  • Missä? — kirjoita paikkakunta tai valitse listasta. Autocomplete tarjoaa kaikki paikkakunnat joissa on aktiivinen palveluntarjoaja.

Hakutulokset näkyvät "Vapaita aikoja juuri nyt"-ruudukossa: suodatetut yritykset ja niiden seuraavat slotit. Tyhjille hauille näytetään selkeä viesti ("Ei vielä julkisia ajanvarauksia haulle 'kampaamo · Tampere'") ja ehdotus kokeilla toista yhdistelmää.

Domain-rajaus säilyy

Yrityksen julkinen varauskalenteri löytyy aina osoitteesta https://timme.fi/<slug> — sama URL toimii sähköpostissa, asiakassivuilla iframessa ja agentin lähettämissä vahvistusviesteissä. timme.fi-etusivun hakemisto on lisätoiminnallisuus joka auttaa uusia asiakkaita löytämään palvelun, mutta ei muuta nykyisten varauslinkkien toimintaa.

Erilliset palvelimet: timme.fi-etusivu ja varaussivut ajetaan erillisellä VPS:llä joka on optimoitu julkista liikennettä varten. API-pyynnöt (vapaiden aikojen haku, varauksen tekeminen, peruutus, arvostelut) reititetään Cloudflaren kautta meidän backendiin — sama tietopohja, kahdennettu palvelinrakenne.

Asiakaspalaute ja arvostelut

Asiakas voi jättää tähti­arvostelun (1–5) ja vapaan kommentin varauksen jälkeen. Arvostelut ovat varaukseen sidottuja — vain henkilö joka oikeasti varasi ajan voi kirjoittaa arvostelun, joten data on luotettavaa eikä järjestelmää voi käyttää roskapalautteen lähettämiseen.

Arvostelut näkyvät kolmessa paikassa:

  • timme.fi-etusivu — biz-kortin yläkulmassa ⭐ 4,8-badge jos arvosteluja on annettu.
  • timme.fi/<slug> — yrityksen omalla varaussivulla "Asiakkaiden arvostelut"-osio, jossa keskiarvo, lukumäärä ja viimeisimmät kommentit kirjoittajan etunimellä ja päivämäärällä.
  • HallintapaneeliVaraukset → Arvostelut-välilehdellä operaattori näkee kaikki saman organisaation arvostelut ja voi tarvittaessa piilottaa epäasiallisia (ks. moderointi alla).

Asiakkaan polku — miten arvostelu jätetään

  1. 1
    Asiakas tekee varauksen joko julkisella varaussivulla, puhelimitse agentin kanssa, chatissa tai SMS:llä. Sähköpostiin tulee aina vahvistusviesti hallintalinkillä.
  2. 2
    Varauksen jälkeen (2–48 tunnin kuluessa end_at-ajasta) järjestelmä lähettää automaattisen arvostelukutsun sähköpostiin: "Miten kävi? Auta muita asiakkaita ja jätä lyhyt arvostelu." Linkki vie suoraan oman varauksen hallintasivulle, jossa arvostelu-osio on auki.
  3. 3
    Asiakas klikkaa tähtiä (1–5), kirjoittaa halutessaan kommentin (max 2000 merkkiä) ja lähettää. Arvostelu tallentuu välittömästi ja näkyy julkisesti.
  4. 4
    Asiakkaalla on 48 tuntia aikaa muokata arvostelua luonnin jälkeen. Hallintasivu näyttää jäljellä olevan ajan ("voit muokata vielä 47 tunnin ajan") ja "Muokkaa arvostelua"-napin. Kun ikkuna umpeutuu, arvostelu lukittuu lopulliseksi.
Ei rekisteröitymistä: Arvostelun jättäminen toimii samalla hallintatokenilla kuin perumis- ja siirtotoiminnot. Linkki lähtee asiakkaan omaan sähköpostiin eikä vaadi salasanaa.

Milloin arvostelu on mahdollinen

  • Vain varauksen alkamisen jälkeen: jos asiakas yrittää avata hallintasivun ennen varauksen ajankohtaa, järjestelmä näyttää huomautuksen "Voit jättää arvostelun varauksen alkamisen jälkeen".
  • Ei peruutetuille tai no-show-varauksille: jos varauksen tila on cancelled tai no_show, arvostelu-osio piilotetaan kokonaan.
  • Yksi arvostelu per varaus: sama hallintatoken voi luoda vain yhden arvostelun. Kakkos-yritys palauttaa virheen — käytä muokkauspolkua jos haluat vaihtaa.

Automaattinen sähköposti-invite (Scheduler)

Tuotannon scheduler ajaa kerran tunnissa arvostelukutsujen lähetyksen. Säännöt:

  • Varauksen end_at on välillä now - 48hnow - 2h
  • Varauksen tila on confirmed, paid tai completed (ei peruutetut/no-show)
  • Varauksella on hallintatoken ja asiakassähköposti
  • Asiakas ei ole vielä jättänyt arvostelua
  • Aiempaa invitea ei ole lähetetty (review_invite_sent_at IS NULL)

Sähköposti sisältää oranssin "⭐ Jätä arvostelu"-painikkeen joka ohjaa timme.fi/manage/<token>#review-osoitteeseen — sivun arvostelu-osio aukeaa automaattisesti ja vierittää sen näkyviin. Jos asiakas ei klikkaa, invite lähetetään vain kerran (ei häiritseviä toistoja).

Vinkki: Sähköpostin saa ulos kun varauksen alkuun on liittynyt voimassa oleva yhteystieto. Jos varaus on tehty agentin kautta ja sähköposti puuttuu, scheduler ohittaa kyseisen varauksen ilman virhettä.

Arvostelujen moderointi (operaattori)

Varaukset → Arvostelut-välilehdellä näet kaikki organisaatiosi arvostelut listana, uusin ensimmäisenä. Jokainen rivi näyttää:

  • Tähtimäärän, asiakkaan nimen, palvelun nimen ja päivämäärän
  • Kommentin (jos asiakas kirjoitti sellaisen)
  • Piilotettu-merkin ja himmennetyn tilan piilotetuille arvosteluille
  • Piilota- tai Julkaise-napin oikeassa laidassa

Yläosan suodatinchipit:

  • Kaikki (N) — kaikki arvostelut, kokonaislukumäärä sulkeissa
  • Julkaistut — vain ne jotka näkyvät julkisesti timme.fi:llä
  • Piilotetut — moderoinnin jälkeen pois julkisesta näkyvyydestä
  • Matalat (≤3★) — riskialueet jotka kannattaa lukea ja vastata

Klikkaus "Piilota"-napilla siirtää arvostelun pois julkisesta listauksesta välittömästi — keskiarvo lasketaan uudelleen ilman piilotettua arvostelua, ja biz-kortin badge päivittyy. "Julkaise"-napilla palautetaan näkyvyys.

Hyvä moderointikäytäntö: Piilota vain epäasiallinen sisältö (loukkaava kieli, identifioivat henkilötiedot, kilpailijoiden mainostus). Älä piilota tyytymättömyyttä — vastaa siihen suoraan asiakkaalle ja korjaa ongelma. Negatiiviset arvostelut joita on käsitelty asiallisesti rakentavat luottamusta enemmän kuin pelkkä 5-tähden virta.

Vaikutus rankingiin

Tällä hetkellä timme.fi-hakemiston järjestys on aakkosellinen nimen mukaan. Tulevissa iteraatioissa korkeasti arvioituja yrityksiä voidaan nostaa ylemmäs hakutuloksissa — siksi kannattaa kerätä laatupalautetta varhaisessa vaiheessa. Pelkkä arvosteltujen lukumäärän kasvattaminen ei riitä; data on aitoa (verified review) eikä hakemiston ranking palkitse manipulointia.

Agentin Varauskalenteri-työkalu

Agentti voi käyttää varauskalenteria luonnollisesti keskustelun lomassa: hakea vapaita aikoja, lukita slotin lyhyeksi aikaa, vahvistaa varauksen, perua tai siirtää sitä. Sama työkalu toimii puhelussa, chatissa ja tekstiviestissä.

  1. 1
    Avaa agentin muokkausnäkymä → Työkalut-välilehti.
  2. 2
    Rastita Varauskalenteri.
  3. 3
    Tallenna agentti.
  4. 4
    Lisää agentin promptiin tarvittaessa ohje, esim. "Kun asiakas haluaa varata ajan, käytä Varauskalenteri-työkalua. Tarjoa enintään kolme vaihtoehtoa kerralla."

Agentti näkee vain palvelut, joissa on rasti Agentti voi varata. Voit siis avata varauskalenterin agentille mutta silti rajata tietyt palvelut vain ihmisen tehtäväksi (esim. monimutkaiset hoidot vaativat puhelinkonsultaatiota).

Varaustilanteessa puhelun aikana:

  • Asiakas: "Haluaisin varata ajan ensi viikolle."
  • Agentti: "Selvä, mihin palveluun haluaisit varata?"
  • Asiakas: "Hiusten leikkaukseen."
  • Agentti: "Hiusten leikkaus kestää 30 minuuttia ja maksaa 49 €. Sopisiko sinulle tiistai klo 10, keskiviikko klo 14 tai torstai klo 9?"
  • Asiakas: "Tiistai klo 10 kuulostaa hyvältä."
  • Agentti varaa ajan, lähettää vahvistuksen sähköpostiin tai tekstiviestillä.
Vinkki: Puhelussa agentti käyttää holdia (5–10 min lukitusta) sen aikaa kun keskustelu jatkuu. Jos asiakas perää ajan, tai puhelu katkeaa, hold vapautuu automaattisesti eikä aika "jää roikkumaan" kalenteriin.

Asiakkaalle saapuvat varauksen vahvistukset ja muistutukset menevät samalle sähköpostiosoitteelle, jonka agentti on kysynyt — joko keskustelussa tai päättelemällä soittajan numerosta CRM:n kautta. Manage-linkki toimii myös puhelimitse tehdyille varauksille.

Saapuvat lomakkeet — asiakas täyttää, AI hoitaa

Vain Business-paketissa. Saapuvat (älykkäät) lomakkeet ovat käytössä Business-tilauksessa. Katso hinnoittelu tai päivitä tilauksesi.

Saapuva lomake on julkinen lomakesivu, jonka voit jakaa asiakkaalle: sähköpostissa, tekstiviestissä tai sivustosi linkkinä. Kun asiakas lähettää lomakkeen, tekoäly analysoi sisällön (aihe, prioriteetti, sentimentti), evaluoi määrittelemäsi säännöt ja käynnistää sopivat toimenpiteet — esimerkiksi lähettää sähköpostin, luo tukitiketin tai soittaa asiakkaalle agenttisi äänellä.

Tyypillisiä käyttötapauksia:

  • Kriittinen tukipyyntö — lomake kysyy kuvauksen ja vaikutuksen laajuuden. Jos AI tulkitsee prioriteetin kriittiseksi, järjestelmä luo tiketin ja soittaa asiakkaalle.
  • Yhteydenottopyyntö — lomake kerää nimen, puhelinnumeron ja kiinnostuksen aiheen. AI tekee yhteenvedon ja lähettää sen myyjälle sähköpostitse.
  • Reklamaatio — asiakas kuvaa ongelman, AI tunnistaa negatiivisen sentimentin, avaa tiketin ja lähettää kuittauksen automaattisesti.
  • Palaute tai NPS — strukturoidun kyselyn vastaukset tallentuvat suoraan ja AI koostaa yhteenvedon.
Vertailu agentin työkalulomakkeeseen: Agentin työkalulomake on keskustelun sisäinen — agentti kysyy kentät luonnollisesti puhelun tai chatin aikana. Saapuva lomake on kanava itsessään: asiakas täyttää sen kotona rauhassa, AI reagoi automaattisesti, ja ihmiselle jää vain vaativat päätökset.

Julkaisun asetukset

  1. 1
    Luo lomake normaaliin tapaan (Lomakkeet → + Uusi lomake).
  2. 2
    Valitse kohdasta Käyttötapa vaihtoehto Saapuva lomake. Tällöin lomake ei ole enää agenttien työkalujen joukossa, vaan ottaa vastaan julkisen linkin kautta.
  3. 3
    Määritä kentät. Jos lomakkeessa on email- tai puhelin-kenttä, järjestelmä näyttää julkisella sivulla pakollisen GDPR-suostumusruudun automaattisesti.
  4. 4
    Aukaise Inbound-asetukset-paneeli ja valitse sallitut toimenpiteet, säännöt sekä halutessasi asiakasvahvistus. Nämä ohjaavat mitä AI saa tehdä vastaanotettuaan lähetyksen.
  5. 5
    Tallenna. Jakolinkki ilmestyy heti editorin yläosaan.
Vinkki: Pidä kenttien määrä maltillisena — mitä pidempi lomake, sitä harvempi sen täyttää. Kriittisin tieto on aina kuvauskenttä, jonka perusteella AI tekee priorisoinnin.

Jakolinkki asiakkaalle

Tallennettu saapuva lomake saa julkisen URL:n muotoa https://voice.tekojarki.com/f/<lomake-id>. Linkki näkyy editorin yläosassa Jakolinkki asiakkaalle -laatikossa, jossa on Kopioi- ja Avaa-napit.

Voit jakaa linkkiä esimerkiksi:

  • Sähköpostissa asiakkaalle yhteydenottopyynnön jälkeen
  • Tekstiviestissä agentin työkalulla puhelun lopussa
  • Sivustosi painikkeessa tai valikkolinkissä
  • QR-koodissa tulostetuissa esitteissä tai näyteikkunassa

Julkinen sivu on minimaalinen ja suomenkielinen: lomakkeen otsikko, kentät selkeinä merkintöinä, pakollinen GDPR-ruutu ja lähetysnappi. Onnistuneen lähetyksen jälkeen asiakas näkee viitenumeron (esim. TJ-20260424-7C29), jota voi pyytää tarvittaessa yhteydenotossa.

Huom: Lomakkeet on merkitty noindex-metalla, jotta hakukoneet eivät indeksoi niitä. Jos pois käytöstä oleva lomake aukaistaan linkistä, näkyy "Lomaketta ei löydy" -sivu.

Säännöt ja AI-analyysi

Kun asiakas lähettää lomakkeen, AI analysoi sisällön ja tuottaa:

  • Intent — tukipyyntö, varaus, tiedustelu, reklamaatio, palaute, tilaus tai muu
  • Prioriteetti — kriittinen, korkea, normaali tai matala
  • Sentimentti — positiivinen, neutraali tai negatiivinen
  • Yhteenveto — 1–2 lauseen kuvaus suomeksi
  • Ehdotetut toimenpiteet — mitä AI näkisi luonnollisena reagointina

Tämän päälle voit määritellä sääntöjä, jotka lisäävät, estävät tai vaativat hyväksynnän tietyille toimenpiteille. Sääntö koostuu kolmesta osasta:

  1. 1
    Ehto — mikä AI-analyysin tulos tai lomakekenttä laukaisee säännön. Operaattorit: on, ei ole, sisältää, alkaa, päättyy, >, <.
  2. 2
    Lisää toimenpiteet — listataan pilleri-napeilla toimenpiteet jotka liittyvät tähän sääntöön (sähköposti, SMS, puhelu, tukitiketti jne.).
  3. 3
    Vaadi hyväksyntä tai estä toimenpiteet — näillä varmistat että riskialttiit toimenpiteet (kuten puhelu) eivät lähde ilman ihmisen katselmointia.

Esimerkkisääntö:

  • Jos AI-prioriteetti on kriittinenLisää "Soita asiakkaalle" ja "Lähetä sähköposti". Vaadi hyväksyntä soitolle.
Vinkki: Aloita ilman sääntöjä — AI:n oma ehdotus on usein riittävä. Lisää sääntöjä vasta kun huomaat tarpeen: esim. "Kriittiset pitää aina soittaa" tai "Palaute-lomakkeesta ei pidä ikinä soittaa".

Toimenpiteet ja hyväksynnät

Sallitut toimenpidetyypit:

  • Lähetä sähköposti — asiakkaalle tai sisäiseen osoitteeseen, otsikolla ja tekstilauseilla
  • Lähetä SMS — käyttää SMS-krediittejäsi
  • Soita asiakkaalle — käynnistää puhelun valitsemallasi puheagentilla, kontekstina AI-yhteenveto
  • Luo tukitiketti — avaa tiketin Tekojärjen tukijärjestelmään otsikolla ja kuvauksella
  • Webhook — POST oman järjestelmäsi URL:iin JSON-payloadilla (CRM, Zapier, Make.com ym.)
  • Sisäinen ilmoitus — sähköposti admin-osoitteeseen uudesta lähetyksestä

Jokainen toimenpide on idempotentti: sama lähetys ei koskaan laukaise duplikaatti-SMS:ää tai tuplasoittoa, vaikka prosessointi yritettäisiin uudelleen. Jos ulkoinen palvelu (esim. SMTP tai Twilio) ei vastaa, järjestelmä yrittää uudelleen automaattisesti 2 × 2 × 2 minuutin välein, yhteensä kolme kertaa.

Hyväksyntää vaativat toimenpiteet siirtyvät Eskalaatiot-sivulle jossa:

  • Näet AI-yhteenvedon, toimenpiteen tyypin ja sen parametrit
  • ✓ Hyväksy ja suorita — toimenpide käynnistyy heti, esim. Twilio-puhelu lähtee
  • ✗ Hylkää — toimenpide perutaan ja lähetys merkitään käsitellyksi
Asiakasvahvistus: Kun Lähetä automaattinen vahvistus asiakkaalle on päällä, järjestelmä lähettää asiakkaalle sähköpostitse tai SMS:nä lyhyen kuittauksen heti lähetyksen jälkeen. Käytä mallissa {{reference}} viitenumeroa, esim. "Kiitos yhteydenotostasi. Viitteesi on {{reference}}, palaamme asiaan 24 h kuluessa."

Saapuneiden hallinta

Kaikki saapuneet näkyvät sivupalkissa kohdassa Saapuneet lomakkeet. Lista näyttää:

  • Lomakkeen nimen ja viitenumeron
  • AI:n antaman prioriteetin värikoodilla (punainen kriittinen, oranssi korkea, sininen normaali, harmaa matala)
  • Yhteystiedot jos lomakkeessa oli email/puhelin
  • AI-yhteenvedon ensimmäiset rivit
  • Prosessoinnin tilan (odottaa, analysoidaan, käsittelyssä, odottaa hyväksyntää, valmis, epäonnistui)

Yksityiskohtasivu sisältää täyden AI-analyysin, lomakedatan alkuperäisessä muodossaan sekä listan kaikista toimenpiteistä tiloineen. Hyväksyntää odottavat toimenpiteet voi hyväksyä tai hylätä suoraan yksityiskohtanäkymästä — sama toiminto kuin Eskalaatiot-sivulla.

Filtterit listan yläreunassa:

  • Tila — näytä esim. vain Odottaa hyväksyntää tai Epäonnistui
  • Prioriteetti — kriittisten nostaminen ensimmäiseksi
Vinkki: Jos toimenpide epäonnistuu lopullisesti (esim. SMTP poissa käytöstä yli tunnin), näet tilan Epäonnistui ja tarkan virheviestin. Yleisimmin se on väärä sähköpostiosoite tai SMS-krediittien loppuminen — molemmat näkyvät virheviestissä selkokielellä.

Chat-widget asennus

Lisää Tekojärki-chat sivustollesi kopioimalla yksi koodirivi HTML-sivusi </body>-tagin ennen:

<!-- Lisää ennen </body> -->
<script src="https://voice.tekojarki.com/chat/widget.js"
  data-agent="SINUN-AGENTTI-ID"></script>

Agentti-ID löytyy admin-paneelista agentin asetuksista. Widget ilmestyy automaattisesti sivusi oikeaan alakulmaan.

Huom: Widget on automaattisesti mobiilioptimoitu ja eristetty Shadow DOM:iin — se ei sekaannu sivustosi CSS:ään.

Widget-kustomointi

Widget mukautuu brändiisi admin-paneelin Chat-widget asetukset -näkymässä. Kaikki muutokset näkyvät välittömästi — sinun ei tarvitse päivittää sivustosi script-tagia.

  • Värit — Pääväri (nappi ja otsikko), taustaväri, tekstin väri.
  • Tervehdys — Ensimmäinen viesti, jonka widget näyttää avautuessaan ("Moi, miten voin auttaa?").
  • Sijainti — Oikea tai vasen alakulma.
  • Napin teksti tai ikoni — Oma teksti tai emoji.
  • Rajoitukset — Viestimäärä minuutissa ja maksimipituus, spam-suojaa varten.

Jos haluat piilottaa widgetin tietyillä sivuilla, voit tarkistaa window.location.pathname:n ja olla lataamatta scriptiä.

Vinkki: Anna widgetille selkeä tervehdys joka kertoo mitä agentti osaa. Liian avoin "Miten voin auttaa?" ohjaa käyttäjiä kysymään asioita, joita agentti ei oikeasti pysty ratkaisemaan.

Asiakasportaali

Asiakasportaali on kirjautuneille loppukäyttäjille tarkoitettu näkymä, jossa käyttäjä voi kuvata asiansa chatille, tulla ohjatuksi oikeaan lomakkeeseen ja seurata omia pyyntöjään. Portaali sopii erityisesti tilanteisiin, joissa asiakkaan tai henkilöstön asiointi halutaan ohjata yhteen paikkaan.

  • Ohjattu asiointi — käyttäjä kertoo asian omin sanoin, ja chat ehdottaa sopivaa lomaketta tai jatkokysymystä.
  • Lomakkeen täyttö — agentti kerää puuttuvat tiedot keskustelussa ja täyttää lomakeluonnoksen käyttäjän puolesta.
  • Omat pyynnöt — käyttäjä näkee lähettämänsä pyynnöt ja niiden viitenumerot.
  • Lomakelista — käyttäjä voi aloittaa myös suoraan valitsemalla oikean lomakkeen listalta.

Portaali löytyy osoitteesta https://voice.tekojarki.com/portal. Kirjautuminen käyttää samaa käyttäjähallintaa kuin hallintapaneeli, joten organisaation pääkäyttäjä hallitsee, ketkä voivat käyttää portaalia.

Huom: Jos portaali julkaistaan asiakkaan omassa intranetissä tai verkkopalvelussa, varmista että käyttäjäroolit, lomakkeiden näkyvyys ja tietosuojatekstit vastaavat asiakkaan omaa prosessia.

SMS-kampanjan luonti

Kampanja lähettää saman viestin valitulle joukolle kontakteja — sopii muistutuksiin, kutsuihin ja tiedotteisiin. Vastaanottajat voivat vastata, jolloin agentti aloittaa keskustelun.

  1. 1
    Tuo kontaktitKontaktit → Tuo CSV. Pakolliset kentät: nimi ja puhelinnumero (E.164).
  2. 2
    Luo kampanja — 4-vaiheinen wizard: peruskuva → vastaanottajat → ajastus → vahvistus.
  3. 3
    Aseta soittoikkuna — Milloin viestit saa lähettää (esim. arkisin 9–18). Tekojärki noudattaa aikavyöhykettä automaattisesti.
  4. 4
    Tarkista SMS-saldo — Kampanja varmistaa että krediitit riittävät koko listalle ennen lähetyksen aloitusta.
  5. 5
    Käynnistä — Voit pysäyttää, jatkaa tai peruuttaa kampanjan milloin vain.
Huom: SMS-kampanjat vaativat Pro tai Business -paketin. Paketissa on kuukausittainen SMS-kiintiö, ja ylimenevät lähetykset vähentävät prepaid-saldoa.

SMS-viestien personointi

Jokainen kampanjaviesti voi sisältää kontaktikohtaisia tietoja merge-kenttien kautta. Merge-kenttä on kaksi aaltosulkua, joiden sisällä viitataan kontakttikentän nimeen:

Hei {{first_name}}, muistutus: aikasi on {{appointment_time}}.
Peruminen: soita numeroon {{cancel_phone}}.

Tekojärki korvaa kentät jokaisen vastaanottajan omalla datalla ennen lähetystä. Jos kenttä puuttuu kontaktista, se jää tyhjäksi — voit luoda CSV:ssä omat kentät ja viitata niihin viesteissä.

  • Vakiokentät: first_name, last_name, phone, email, tags.
  • Omat kentät: Mikä tahansa CSV:n sarake, esim. appointment_time, car_model, service_type.
Vinkki: Testaa viesti omaan numeroosi ensin yksittäislähetyksellä — näin näet miltä merge-kentät oikeasti näyttävät eri kontakteilla.

Työnkulkujen rakentaminen (triggerit)

Triggerit mahdollistavat agentin toiminnan ilman että ihminen aloittaa keskustelun — esim. saapuva sähköposti tai uusi kalenterimerkintä voi käynnistää tehtävän.

  • Sähköpostitriggeri — Agentti pollaa Gmail-postilaatikkoasi, tunnistaa asiaan liittyvät viestit ja joko vastaa tai luo tehtävän.
  • Kalenteritriggeri — Agentti reagoi uuteen tai muuttuneeseen kalenterimerkintään — esim. lähettää muistutus-SMS:n päivää ennen tapaamista.
  • Webhook-triggeri — Ulkoinen järjestelmä pingaa Tekojärkeä, ja agentti suorittaa määritellyt tehtävät. Sopii CRM:n, verkkokaupan tai varausjärjestelmän yhdistämiseen.

Jokainen triggeri on määritelty säännöillä ja tehtävillä: "Jos viesti sisältää sanan X, tee Y." Sääntöpohjainen evaluointi toimii suoraviivaisissa tapauksissa, ja LLM-evaluointi ratkaisee hienomman tulkinnan.

Saatavilla: Pro ja Business -paketeissa. Trigger-moottori pollaa 15 s välein.

Ohjattu työnkulku (orkestrointi)

Tavallinen agentti vetää keskustelun system promptin ja työkalujensa varassa — kielimalli päättää itse mitä kysyä ja milloin kutsua työkalua. Tämä on hyvä useimpiin tapauksiin, mutta osassa prosesseista lopputulos pitää saada toistuvasti oikein. Esimerkiksi tukitiketin luonti vaatii tietyt pakolliset tiedot, oikean tikettilajin ja taustaluokittelun, eikä yhdenkään asiakkaan kohdalla saa unohtua jokin kenttä tai luoda kahta tikettiä samasta puhelusta. Näihin tilanteisiin Tekojärjessä on ohjattu työnkulku eli orkestrointi.

Mitä ohjattu työnkulku tekee

Kun ohjattu työnkulku on käytössä, agentin vapaa generointi on kytketty kiinni vuorojen välissä. Jokaisen asiakkaan vuoron jälkeen alusta ajaa profiilin sääntöihin perustuvan evaluoinnin, joka päättää:

  • Mitä tietoja tarvitaan — pakolliset kentät pyynnön tai tiketin avaamiseen.
  • Mitä taustaluokittelua sovelletaan — esimerkiksi pyynnön tyyppi, palvelualue, prioriteetti tai kategoria, niin että asiakkaalta ei tarvitse kysyä teknisiä luokittelukenttiä.
  • Mikä on seuraava kysymys — agentti kysyy täsmälleen tämän, ei keksi omia kysymyksiä.
  • Milloin asia on valmis kirjattavaksi — kun pakolliset kentät täyttyvät, alusta rakentaa työkalulle turvallisen payloadin ja vasta sitten tekee kirjauksen.
  • Mitä rajoja noudatetaan — profiili voi torjua keskustelun, jos asiakas ei kuulu rajauksen piiriin, tai pyytää siirtoa ihmiselle korkean riskin pyynnöissä (esim. salasanan resetointi, käyttöoikeuksien myöntäminen).
  • Tuplakirjausten esto — sama puhelu tai keskustelu ei luo kahta tikettiä, vaikka verkko hikkaisi.

Käytännössä erona tavalliseen agenttiin on, että "miten tämä menee" on poissa kielimallin vastuulta — alusta tietää miten prosessi etenee, malli vain hoitaa luonnollisen keskustelun.

Missä ohjattua työnkulkua hallitaan

Hallinta tapahtuu agenttikohtaisesti agentin muokkausnäkymässä:

  1. 1
    Avaa Agentit ja valitse muokattava agentti.
  2. 2
    Mene Perustiedot-välilehdelle.
  3. 3
    Valitse Agentin tyyppi — service desk -prosesseissa Service desk.
  4. 4
    Rastita Käytä agenttikohtaista orkestrointia.
  5. 5
    Valitse orkestrointiprofiili, joka vastaa omaa prosessiasi.
  6. 6
    Kytke tarvittavat työkalut: palvelunhallintaintegraatio (ITSM), lomake tai webhook, joihin profiili kirjaa lopputuloksen.

Asetus on opt-in eikä vaikuta muihin agentteihisi. Voit ottaa sen pois käytöstä yhtä helposti — agentti palaa silloin tavalliseen vapaaseen vuoropuheluun.

Kuka näkee orkestrointiprofiilit

Profiilit ovat alustan tasolla määriteltyjä sapluunoita, jotka näkyvät kaikille kirjautuneille käyttäjille, kun he avaavat oman agenttinsa muokkausnäkymän ja kytkevät orkestroinnin päälle. Yksittäisen profiilin rakenne (mitä kenttiä se kerää, miten se luokittelee pyynnöt, mitä rajoja se noudattaa) on määritelty kerran alustan koodissa eikä se ole vapaasti muokattavissa hallintapaneelista. Näin profiilien laatu ja tietoturvarajat säilyvät yli organisaatioiden.

Yksittäisen agentin oma orkestrointitila (esim. mikä kenttä on jo kerätty kesken keskustelun) on kuitenkin täysin agenttikohtainen ja näkyy vain kyseisen organisaation omistajille.

Saatavilla olevat profiilit

Tällä hetkellä alustalla on yksi vakioprofiili:

  • Matrix42 SD — Service desk -profiili IT-tukipyyntöjen vastaanottoon ja tikettien avaamiseen ulkoiseen palvelunhallintajärjestelmään (esimerkiksi Matrix42, Efecte, ServiceNow tai Jira Service Management). Profiili kerää häiriön tai pyynnön kuvauksen, soittajan yhteystiedot ja päättelee taustalla pyynnön tyypin (häiriö, palvelupyyntö, muutospyyntö), prioriteetin ja oikeat luokittelukentät. Profiili torjuu rajauksen ulkopuoliset asiakkaat ja ohjaa korkean riskin pyynnöt (esim. salasanan resetointi) ihmiselle vahvan tunnistuksen puuttuessa.

Lisää profiileja tulee saataville, kun alustaan rakennetaan uusia ohjattuja prosesseja. Jos organisaatiollasi on toistuva määrämuotoinen prosessi, johon haluaisit oman profiilin, ota yhteyttä — räätälöity profiili voidaan toteuttaa ja lisätä alustan vakioksi.

Milloin ohjattua työnkulkua kannattaa käyttää

  • Käytä, kun prosessissa on selkeät pakolliset kentät, riskirajat tai luokittelua, jota asiakkaalta ei pidä kysyä.
  • Käytä, kun lopputulos kirjataan ulkoiseen tikettijärjestelmään ja saman puhelun kahdesti kirjautumista pitää välttää.
  • Älä käytä, jos haluat avoimen, joustavan keskustelun (esim. myynti- tai neuvontachat). Vapaa system prompt + työkalut on silloin parempi vaihtoehto.
Huom — puhekanavan ajastus: Kun ohjattu työnkulku on käytössä puhelussa, alusta odottaa asiakkaan vuoron loppuun, ajaa evaluoinnin ja vasta sitten tuottaa vastauksen. Tämä lisää muutaman sadan millisekunnin tauon vuorojen väliin verrattuna tavalliseen Realtime-puheluun, mutta varmistaa että agentti ei ehdi vastata ennen taustaluokittelua.

Google Workspace -integraatio

Yhdistämällä Google Workspace agenttisi voi lukea ja luoda kalenterivarauksia, lähettää sähköposteja ja kirjata dataa Google Sheetsiin.

  1. 1
    Mene admin-paneelissa kohtaan Integraatiot → Google Workspace.
  2. 2
    Klikkaa "Yhdistä Google" ja kirjaudu Google-tililläsi.
  3. 3
    Valitse mihin Google-palveluihin agentti saa pääsyn (Kalenteri, Gmail, Sheets, Docs).
  4. 4
    Lisää agentillesi ohje: "Tarkista kalenteri vapaille ajoille ja varaa asiakkaiden pyynnöt."

Integraatio on self-service — OAuth-tokenit tallentuvat salattuina sinun tiliisi, eikä Tekojärjen henkilökunta pääse käsiksi kalenteriisi tai sähköposteihisi.

Vinkki: Varmista että Google-kalenterissasi on oikeat aukioloajat määriteltynä — agentti noudattaa niitä automaattisesti.

Automaattinen siirto ihmiselle (chat ja SMS)

Kun web-chat- tai SMS-keskustelu jumiutuu, Tekojärki tunnistaa tilanteen automaattisesti ja pyytää agenttia luovuttamaan asian henkilökunnalle. Ominaisuus on voimassa kaikilla agenteilla oletuksena.

Milloin siirto laukeaa?

  • Asiakas turhautuu — esimerkiksi "en ymmärrä", "haluan puhua ihmiselle", "tämä ei toimi", "this is useless". Tunnistaa suomen, ruotsin ja englannin.
  • Agentti kyselee samaa — agentti kysyy kolme tarkentavaa kysymystä peräkkäin ilman että keskustelu etenee.

Mitä tapahtuu?

  1. 1
    Agentti saa sisäisen ohjeen, jossa sitä pyydetään luovuttamaan asia, pyytämään yhteystiedot ja pahoittelemaan lyhyesti.
  2. 2
    Järjestelmä kirjaa tapahtuman admin-paneelin Tuki → Siirrot ihmiselle -näkymään.
  3. 3
    Agentin omistajalle lähtee sähköposti-ilmoitus (jos sähköpostiosoite on profiilissa). Viesti sisältää syyn, asiakkaan tunnisteen ja viimeisimmän viestin.
  4. 4
    Kun asia on hoidettu, merkkaat sen admin-paneelissa "hoidetuksi". Voit lisätä muistiinpanon siitä mitä teit.
Vinkki: Varmista että käyttäjäprofiilissasi on toimiva sähköpostiosoite, jotta saat ilmoitukset. Voit muokata sitä admin-paneelin asetuksista.

Puhekanavassa agentti käyttää transfer_call-työkalua, jos sellainen on määritelty. Chatissa ja SMS:ssä siirto on aina sanallinen — asiakkaalle kerrotaan että henkilökunta ottaa yhteyttä, ja sinulle tulee ilmoitus.

Tietoturvasuodatus (chat ja SMS)

Jokainen chat- ja SMS-viesti ajetaan kahden turvatason läpi ennen kuin se päätyy agentille. Tarkoitus on estää agentin manipulointi ja haitalliset sisällöt.

Tasot

  • Sisältömoderaatio — havaitsee väkivaltaisen, laittoman tai muun haitallisen sisällön (OpenAI moderation API).
  • Prompt-injektion tunnistus — havaitsee yritykset ohittaa agentin ohjeet, kaapata agentin rooli tai purkaa piilotettuja järjestelmäohjeita (LLM-pohjainen luokittelu).

Jos viesti ei läpäise tarkistuksia, asiakas saa lyhyen torjuvan vastauksen ja tapahtuma kirjataan keskustelulogiin, jotta näet admin-paneelissa mitä tapahtui.

Huom: Suodatus toimii vain tekstikanavilla. Puhelussa latenssi on kriittinen, joten siellä sääntö on ohjeistettu mallille suoraan eikä ylimääräistä API-kutsua tehdä.

Lokit ja tietoturvatapahtumat

Hallintapaneelin Lokit-näkymä näyttää rakenteisia alustatapahtumia. Lokit auttavat selvittämään mitä agentti, käyttäjä, integraatio tai työkalu teki ja milloin.

Voit suodattaa lokeja tason, tapahtumatyypin, hakusanan ja määrän perusteella. Lokiriviltä näet ajan, tason, tapahtuman, viestin ja mahdollisen kohteen. Klikkaamalla riviä näet lisätiedot, kuten agentin, käyttäjän, puhelun, request id:n ja metadataa.

  • Info — normaali alustan tapahtuma, esimerkiksi onnistunut integraatiotesti.
  • Varoitus — tilanne joka vaatii tarkistusta, esimerkiksi selaintyökalun estämä domain.
  • Virhe — epäonnistunut toiminto, esimerkiksi integraatiokutsu joka ei palauttanut odotettua vastausta.
  • Tietoturva — kirjautumiseen, oikeuksiin, suodatukseen tai turvallisuusrajauksiin liittyvä tapahtuma.
Tietosuoja: Lokit on tarkoitettu vianmääritykseen ja tietoturvan seurantaan. Älä tallenna lokiviesteihin salasanoja, kertakäyttökoodeja, maksukorttitietoja tai tarpeettomia henkilötietoja.

LLM-integraatiot

LLM-integraatiolla voit käyttää organisaatiosi omaa OpenAI- tai Azure OpenAI -ympäristöä Tekojärjen globaalin oletuksen sijaan. Tämä sopii tilanteisiin, joissa haluat keskittää laskutuksen, hallita avaimia itse tai käyttää omia Azure-deployment-nimiä.

  1. 1
    Avaa Integraatiot → LLM-provider.
  2. 2
    Valitse provider: OpenAI tai Azure OpenAI.
  3. 3
    Syötä tarvittavat tiedot, kuten API-avain, endpoint, API-versio ja mallien/deploymentien mappaus.
  4. 4
    Testaa yhteys. Testi tekee kevyen kutsun ja kertoo, onko integraatio käyttökelpoinen.
  5. 5
    Valitse integraatio agentin Liitynnät-välilehdellä tai jätä valinta automaattiseksi, jolloin käytetään käyttäjän oletusta tai alustan oletusta.

Sama provider-kerros palvelee chat-, SMS-, lomakeanalyysi-, tietokanta- ja puhekanavan tarpeita silloin kun valittu provider tukee kyseistä toimintoa. Realtime-puheluissa providerin pitää tukea Realtime-yhteyttä.

Huom: Tietoturvasuodatus ja moderointi voivat käyttää alustan omaa turvallisuuskerrosta, vaikka agentin varsinainen kielimalli tulisi organisaation omasta integraatiosta.

Palvelunhallintaintegraatio

Palvelunhallintaintegraatiolla agentti voi hakea, luoda, päivittää ja kommentoida tukipyyntöjä ulkoisessa ITSM- tai tikettijärjestelmässä. Integraatio sopii esimerkiksi service desk -agentille, joka kerää perustiedot ja avaa pyynnön asiakkaan puolesta.

  1. 1
    Avaa Integraatiot → ITSM-palvelunhallinta.
  2. 2
    Syötä rajapinnan osoite, tunnukset ja sallitut operaatiot.
  3. 3
    Määritä kenttien mappaus: mikä järjestelmän kenttä vastaa otsikkoa, kuvausta, yhteydenottajaa, prioriteettia ja muita pakollisia arvoja.
  4. 4
    Lisää integraatiolle oletuskentät, joita asiakas ei saa tai joiden ei pidä tulla puheessa kysytyksi, kuten palvelualue tai tukiryhmä.
  5. 5
    Kytke työkalu agentille ja ohjeista agentti luomaan uusi tiketti vain, kun pakolliset tiedot ovat koossa.

Agentin tulee kertoa asiakkaalle ulkoisen järjestelmän näkyvä tikettitunniste, jos sellainen palautuu. Sisäistä teknistä kortti-ID:tä ei yleensä kannata lukea asiakkaalle.

Vinkki: Yhdistä palvelunhallintaintegraatio ohjattuun työnkulkuun, jos haluat varmistaa että palvelupyyntö, häiriö ja muutospyyntö kysyvät eri tiedot eivätkä turhia kenttiä.

Selain ja selaintunnukset

Selaintyökalulla agentti voi avata verkkosivuja, lukea näkyvää sisältöä ja täyttää lomakkeita. Työkalu palauttaa agentille rakenteisen sivunäkymän: otsikon, URL:n, näkyvää tekstiä, linkkejä, painikkeita ja lomakekenttiä.

  1. 1
    Avaa agentin Työkalut-välilehti ja ota käyttöön Selain.
  2. 2
    Lisää Sallitut verkkotunnukset. Tuotantokäytössä domain-allowlist on tärkeä turvallisuusraja.
  3. 3
    Jos sivusto vaatii kirjautumisen, lisää tunnukset kohdassa Integraatiot → Selaintunnukset ja linkitä integraatio agentille.
  4. 4
    Ohjeista agentti käyttämään selainta vain lukemiseen, hakemiseen tai lomakkeen esitäyttöön. Maksamiseen ja sopimusten hyväksyntään tarvitaan ihminen.

Selaimen istunto on keskustelukohtainen, joten saman puhelun tai chatin aikana sivutila säilyy useamman työkalukutsun yli. Tämä auttaa monivaiheisissa varaus- ja hakupoluissa.

Tietoturva: Älä tallenna selaintunnuksiin maksukortti-, pankki- tai vahvan tunnistautumisen tietoja. Sallitut domainit ja selaintunnukset kannattaa rajata vain niihin palveluihin, joita agentin todella pitää käyttää.

Webhookit

Webhookit mahdollistavat Tekojärjen yhdistämisen mihin tahansa kolmannen osapuolen järjestelmään — CRM, varausjärjestelmä, asiakasrekisteri.

Löydät webhook-asetukset admin-paneelista kohdasta Integraatiot → Webhookit. Lisää URL johon agentti lähettää tiedot tapahtuman yhteydessä.

Tekojärki lähettää HTTP POST -pyynnön JSON-runggolla. Varmista että palvelin vastaa alle 5 sekunnissa — muuten pyyntöä yritetään uudelleen enintään 3 kertaa eksponentiaalisella viiveellä.

Saatavilla: Pro ja Business -paketeissa. Katso hinnat →

Twilio (oma tili)

Tekojärki toimii oletuksena omalla Twilio-poolillaan — et tarvitse omaa tiliä. Jos sinulla kuitenkin on jo olemassa oleva Twilio-sopimus tai haluat ulkomaan numeroita, voit tuoda oman tilin.

  1. 1
    Avaa Integraatiot → Twilio admin-paneelista.
  2. 2
    Syötä Account SID ja Auth Token. Tunnukset salataan Fernet-avaimella ennen tallennusta.
  3. 3
    Tuo olemassa oleva numero — Tekojärki konfiguroi webhookit automaattisesti.

Oman Twilio-tilin kanssa minuuttilaskutus menee suoraan Twiliolta eikä kulmaile Tekojärjen kiintiöitä, mutta muut ominaisuudet (kampanjat, triggerit, integraatiot) toimivat samalla tavalla.

Huom: Auth Token on rinnasteinen tilin salasanaan — kierrätä se säännöllisesti ja käytä Twilion API-avaimia jos mahdollista.

MCP-palvelimet

MCP (Model Context Protocol) on avoin standardi, jolla AI-agentti voi käyttää ulkopuolisia työkaluja. Tekojärki tukee MCP-palvelimia, jolloin voit laajentaa agentin kyvykkyyttä ilman koodimuutoksia.

  1. 1
    Avaa Integraatiot → MCP admin-paneelista.
  2. 2
    Lisää palvelin: URL, autentikointi (tarvittaessa), ja valinnainen nimiavaruus.
  3. 3
    Tekojärki kysyy palvelimelta saatavilla olevat työkalut — ne ilmestyvät agentin työkaluvalikkoon.
  4. 4
    Kytke haluamasi työkalut päälle agenttikohtaisesti. Ne toimivat kuin sisäänrakennetut työkalut — agentti osaa kutsua niitä tarpeen mukaan.

Tyypillisiä MCP-käyttökohteita: Playwright-selain, GitHub-haku, omat sisäiset API:t, tietokantakyselyt.

Huom: Työkalujen nimet MCP-palvelimella tulee olla muotoa ^[a-zA-Z0-9_-]{1,64}$ — OpenAI vaatii tätä, muuten työkalua ei näytetä.